ACCORDO INTERNO DI CONTITOLARITÁ

(art. 26 Regolamento (Ue) 2016/679) Tra le sottoscritte parti

UNICOMM S.R.L. con sede legale a Dueville (VI) in via Enrico Mattei n. 50, codice fiscale e partita IVA 01274580248, numero di iscrizione al R.E.A. della C.C.I.A.A. di Vicenza 157053, società a responsabilità limitata con unico socio, soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Gruppo Unicomm S.p.A., qui rappresentata dal signor Mario Cestaro, domiciliato per la carica presso la società, il quale interviene al presente atto nella sua qualità di Presidente del Consiglio di Amministrazione, in seguito denominata anche Unicomm (di seguito “Unicomm”),

E

TXT SPA con sede legale in Occhiobello (RO), Via Dell'Industria, 12 – 45030, Partita IVA 01389690387, qui rappresentata dal signor Mauro Padovani nella sua qualità di legale rappresentante, (di seguito “TXT”)

di seguito anche congiuntamente “Contitolari”

PREMESSO CHE:

• Unicomm e TXT, mettono a disposizione del Cliente che accede ai punti vendita Unicomm il servizio Prenota i tuoi testi scolastici 2023;

• ai sensi dell’art. 26, paragrafo 1, del Regolamento (Ue) 2016/679 - GDPR sulla protezione dei dati in seguito GDPR), “Quando due o più titolari del trattamento stabiliscono congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, devono determinare in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dalla normativa in vigore in materia di trattamento dei dati personali, con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato, e le rispettive funzioni di comunicazione delle schede informative”;

  
  

• le decisioni operative, le finalità e i mezzi riguardanti il trattamento dei dati personali effettuati in relazione allo svolgimento del Servizio di cui sopra, sono adottate congiuntamente da Unicomm e TXT nel rispetto a tali dati si configura, una cosiddetta contitolarità del trattamento ai sensi dell’art. 26 del Regolamento EU 2016/679;

  
  

• Come previsto dal citato articolo del Regolamento, Unicomm e TXT concludono un accordo per regolare i rispettivi ruoli e responsabilità nonché i rapporti dei Contitolari con gli interessati, ai quali il contenuto essenziale dell’accordo stesso deve essere messo a disposizione. Per "interessato" - al singolare - e "interessati" - al plurale

- si intende qualsiasi persona fisica cui si riferiscono i dati personali oggetto di trattamento (a titolo esemplificativo: clienti o utenti o potenziali clienti o utenti, rappresentanti legali delle imprese richiedenti e/o personale di queste ultime; professionisti, fornitori persone fisiche, terzi in genere purché persone fisiche)

SI CONVIENE E STIPULA QUANTO SEGUE

1. Premesse

   Le premesse sono parte integrante e sostanziale del presente accordo.

   
   

2. Oggetto

   L’oggetto del presente accordo è l’instaurazione di un rapporto di contitolarità tra le Parti per il trattamento dei dati personali effettuato in relazione alla Gestione del servizio prenota i tuoi testi scolastici 2023(Servizio) di cui sopra, intendendo i termini di “ trattamento” e “ dati personali” come definiti dal GDPR.

3. Cause della contitolarità

   Le società svolgono, le seguenti attività come da tabella sottostante

   
   

   Società	Trattamenti	Attività	Gestione attività
   Unicomm	1	Raccolta dati clienti che richiedono il servizio di prenotazione testi tramite modulo cartaceo.	Sui moduli cartacei di prenotazione predisposti da Unicomm srl, con rilascio dell’informativa sul trattamento dei dati personali che tiene conto del rapporto di Contitolarità. Per coloro che non utilizzano il modulo di prenotazione i dipendenti di Unicomm procedono alla raccolta delle liste dei testi scolatici annotando il nome, cognome, telefono ed e-mail del richiedente il servizio ed esponendo l’informativa privacy che tiene conto del rapporto di Contitolarità nel punto dove si effettuano le operazioni di prenotazione testi presso i punti vendita Emisfero e Famila
   Unicomm	2	Data entry dei moduli cartacei tramite portale di prenotazione di TXT	Effettuato dai dipendenti di Unicomm srl tramite connessione al portale realizzato e gestito da TXT
   Unicomm	3	Consegna ricevuta di prenotazione testi	Stampata dal portale di prenotazione testi gestito da TXT con rilascio dell’informativa sul trattamento dei dati personali che tiene conto del rapporto di Contitolarità.
   Unicomm	4	Consegna testi scolatici al cliente con relativo buono spesa utilizzabile nel punto vendita Unicomm che lo ha emesso.	Le modalità di fruizione del buono spesa sono gestite da Unicomm srl
   TXT	5	Servizio di assistenza organizzativa nei punti vendita al personale dedicato al servizio di prenotazione testi	Il personale di TXT si reca nei punti vendita Unicomm per effettuare il supporto operativo ai trattamenti del punto 1- 2-3-4
   TXT	6	Gestione delle prenotazioni dei testi scolatici effettuate dal cliente direttamente nel sito di TXT	Il sito è di proprietà di TXT il quale lo gestisce in qualità di Titolare autonomo.
   TXT	7	Effettua l’invio dei sms o mail al cliente che rilascia i suoi contatti in quanto desidera essere avvertito dell’arrivo dei testi in punto vendita	A seguito della conferma di ricezione nel portale di TXT della bolla di arrivo dei libri dagli operatori di punto vendita o dagli operatori di TXT che effettuano l’assistenza organizzativa in punto vendita, il software di TXT procede con l’invio degli sms o e-mail ai Clienti che hanno prenotato i libri di testo.
   TXT	8	Effettua l’invio degli sms o mail al cliente che rilascia il suo consenso nel sito di TXT in quanto desidera essere avvertito della riattivazione del servizio “prenota i tuoi testi scolastici” l’anno successivo	La gestione del consenso viene effettuata da TXT. L’invio dei sms -email viene effettuato dal TXT ed è sua responsabilità verificare la presenza del consenso. La gestione della revoca del consenso da parte del cliente viene gestita da TXT. Il controllo della registrazione del cliente nel registro delle opposizioni viene effettuata da TXT.

   
   

   le società collaborano tra loro, scambiandosi reciproche informazioni (e, quindi, dati) per la realizzazione dello specifico Servizio

4. DATI

   Le Parti intendono trattare i dati acquisiti e gestiti, in regime di contitolarità stabilendo congiuntamente i mezzi del trattamento e le finalità del trattamento.

   
   

   La contitolarità ha per oggetto il trattamento di tutti i dati acquisiti e che si acquisiranno in futuro in relazione allo svolgimento del Servizio.

   
   

   Trattamento	Tipologie di dati
   2	Nome, Cognome, e-mail, telefono, lista testi prenotati
   3	Ricevuta di avvenuta prenotazioni testi con riepilogo dati registrati
   5	Dati trattati nei trattamenti 2 e 3
   8	attività di marketing finalizzata alla comunicazione al cliente della riattivazione del servizio “prenota i tuoi testi scolastici” l’anno successivo.

   
   

5. Attività svolte dai contitolari

1. Le società Contitolari dichiarano, in merito al trattamento dei Dati Personali di cui al precedente articolo 4, di condividere mezzi e finalità ed in particolare:

   
   

   • I dati degli interessati che hanno effettuato il servizio di prenotazione tramite modulo cartaceo;

     
     

   • le finalità del trattamento di dati personali ciascuna con le proprie specificità legate alle attività concretamente svolte;

     
     

   • i mezzi del trattamento e le modalità del trattamento di dati personali;

     
     

   • la politica di conservazione dei dati; (per un periodo non superiore a ventiquattro mesi dalla loro registrazione per tali finalità)

     
     

   • L’Informativa sul trattamento dei dati personali che tiene conto del rapporto di Contitolarità è finalizzata allo svolgimento delle operazioni in punto vendita e alla comunicazione dei dati a TXT viene redatta da Unicomm. Le informative presenti nel sito on line di prenotazione testi (di sua esclusiva proprietà) sono redatte da TXT

     
     

   • l’eventuale procedura di gestione dei consensi (si precisa che la raccolta del consenso per l’attività di marketing volta alla comunicazione, a mezzo e-mail/sms, al cliente della riattivazione del servizio “prenota i tuoi testi scolastici” l’anno successivo, è gestita da TXT il quale provvede: alla corretta raccolta del consenso, alla conservazione, alla gestione del diritto di revoca del consenso, alla verifica della presenza di un idoneo consenso prima di effettuare la comunicazione marketing, nonché alla verifica della mancata iscrizione dell’utente al registro delle opposizioni riservato ai cellulari)

     
     

   • la tenuta dei registri del trattamento art. 30 del GDPR (ogni titolare registrerà il trattamento nel rispettivo registro);

     
     

   • gli strumenti e i mezzi utilizzati per l’attuazione delle decisioni e in parte anche per l’operatività dei Contitolari

     soprattutto in relazione alle misure di sicurezza fisiche, organizzative e tecniche;

     
     

   • i profili e la politica di sicurezza dei dati personali e la procedura del Data Breach;

     
     

   • la gestione della procedura di esercizio dei diritti dell’Interessato;

     
     

2. I Contitolari sono obbligati ciascuno per le attività agli stessi riferite in base alla tabella del punto 3 di predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti in materia di Protezione dei Dati Personali.

3. TXT si assume l’onere, tramite la piattaforma informatica dedicata alla gestione della prenotazione dei testi scolastici e relativo sito, di esporre le informative privacy aggiornate e corrette e di adottare idonee misure di sicurezza nella gestione e salvataggio dei dati personali.

4. Unicomm e TXT ognuno per le proprie competenze, sono i destinatari delle richieste relative all’esercizio da parte degli interessati dei diritti previsti in loro favore dalle norme vigenti in materia di trattamento dei dati, come indicati nelle informative sottoscritte dagli stessi

1. Responsabilità derivante dalla contitolarità del trattamento

   
   

   Tenuto conto dei rispettivi ruoli e rapporti con gli interessati, le responsabilità dei Contitolari in epigrafe indicati, in merito all'osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR, sono definite come di seguito:

   • Unicomm è responsabile delle attività di trattamento di cui ai punti 1-2-3-4 (con esclusione della piattaforma di prenotazione testi di cui è responsabile TXT)

   • TXT è responsabile delle attività di trattamento di cui ai punti 5-6 e del corretto trattamento dei dati effettuato dai propri operatori inviati nei punti vendita Unicomm.

   • TXT è responsabile delle attività di trattamento di cui ai punti 7-8 e del corretto trattamento dei dati effettuato dai propri operatori e con i propri sistemi.

     TXT manterrà indenne Unicomm Srl per le responsabilità derivanti dalla corretta conservazione utilizzo e revoca del consenso fornita dal cliente per l’attività di marketing finalizzata all’invio di una comunicazione tramite (e-mail /sms) che avverta il cliente della riattivazione del servizio “prenota i tuoi testi scolastici” l’anno successivo.

     TXT manterrà indenne Unicomm srl per le responsabilità di trattamento dei dati derivanti dagli strumenti informatici dalla stessa garantiti e validati (piattaforma prenotazione testi scolastici, sito dedicato per la prenotazione on line dei testi, archiviazione dei dati su server/cloud)

     Nei confronti degli interessati, i Contitolari rispondono in solido per i danni derivanti dal trattamento, fermo restando, nei rapporti interni, la responsabilità di ciascun titolare per le attività allo stesso direttamente imputabili in base al presente accordo.

2. Sicurezza del trattamento (ex art. 32 GDPR)

   1. Sicurezza dei dati personali trattati con supporti informatici o telematici

      
      

      1. Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone Unicomm e TXT, ai fini del presente accordo, si impegnano alla verifica e attuazione delle misure di sicurezza del trattamento dei dati personali mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza informatico adeguato al rischio per i trattamenti che rispettivamente gestiscono, che comprendono, tra le altre e se del caso:

         1. la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;

            
            

         2. la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;

         3. la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o

            tecnico;

            
            

         4. la predisposizione di una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e

            organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento

            
            

      2. Nel valutare l’adeguato livello di sicurezza, si dovrà tenere conto in special modo dei rischi presentati dal trattamento che derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso, in modo accidentale o illegale, a dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

      3. I Contitolari si impegnano a far sì che chiunque agisca sotto la loro autorità e abbia accesso ai dati personali, non tratti tali dati se non è istruito in tal senso dal contitolare.

      4. TXT garantisce la sicurezza del trattamento dei dati all’interno della propria piattaforma di prenotazione testi e del

         relativo sito on line.

         
         

      5. Unicomm garantisce la sicurezza informatica dei propri computer che si collegheranno alla piattaforma di TXT.

   2. Misure di sicurezza dei dati personali non trattati con supporti informatici o telematici

   
   

   I singoli Contitolari, ai fini del presente accordo predisporranno ed effettueranno in autonomia le ulteriori misure di sicurezza diverse da quelle succitate per la conservazione ed il trattamento dei dati nel rispetto del GDPR quali, in via esemplificativa e non esaustiva, la tenuta cartacea e non degli archivi.

3. Data breach (ex art. 33 e 34 GDPR)

   
   

   Ciascun Contitolare per i trattamenti di propria competenza nel momento in cui venisse a conoscenza di un’avvenuta violazione dei dati personali trattati, dovrà notificare la violazione all’Autorità di controllo competente, senza ingiustificato ritardo e, se possibile, entro 72 ore dall’avvenuta conoscenza, dandone previa informazione all’altro contitolare. Inoltre, qualora la violazione presenti un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati ciascun Contitolare dovrà darne comunicazione, senza ingiustificato ritardo, agli interessati stessi, dandone previa comunicazione all’altro Contitolare.

4. Esercizio dei diritti da parte degli interessati

   
   

   1. Unicomm e TXT provvederanno a garantire, all’interessato l’esercizio dei diritti di cui al presente articolo. A tal fine

      vengono predisposti gli indirizzi e-mail dove fare pervenire tempestivamente le rispettive richieste di esercizio dei diritti:

      • Unicomm: privacy@gruppounicomm.it

        
        

      • TXT: dpo@txtspa.it

        
        

   2. Resta fermo quanto previsto dal GDPR in merito al fatto che, indipendentemente dalle disposizioni del presente Accordo, l’interessato può esercitare i propri diritti nei confronti di e contro ciascun titolare del trattamento; quindi risulta necessaria la massima collaborazione per garantire l’evasione dei diritti in relazione ai trattamenti che ciascun titolare svolge.

5. Trattamento dati al termine del contratto di contitolarità

   
   

   Alla cessazione del presente accordo, indipendentemente dalla causa, ciascuna parte rimarrà Titolare autonomo del trattamento dei dati personali. Le Parti concorderanno le modalità tecniche, organizzative e procedurali necessarie per la consegna e dismissione dei dati personali oggetto di trattamento.

   Le Parti provvederanno, al termine delle operazioni di trattamento, alla integrale cancellazione o all’inintelligibilità dei

   dati personali, salvo i casi in cui la conservazione degli stessi sia richiesta da norme di legge o altri fini.

   
   

6. Contatti

   
   

   Le parti convengono che i punti di contatto al quale rivolgersi per esercitare i diritti degli interessati o per avere informazioni relative agli stessi e/o alla Informativa, sono:

   Per Unicomm Srl

   
   

   Indirizzo: Via Enrico Mattei - Dueville e-mail: privacy@gruppounicomm.it

   Responsabile protezione dati: rpd@gruppounicomm.it

   
   

   Per TXT SPA

   
   

   Indirizzo: Via dell'Industria, 12 Occhiobello (RO)

   indirizzo e-mail: dpo@txtspa.it

   
   

   Responsabile protezione dati: dpo@txtspa.it

   
   

7. Disposizioni finali

Per ogni altro aspetto non trattato esplicitamente nel presente accordo, le parti rinviano espressamente al testo GDPR ed eventuali successive modifiche.

Il contenuto essenziale di questo accordo di Contitolarità è messo a disposizione a richiesta dell’Interessato

Per Unicomm: In ogni punto vendita servito da TXT ove è attivo il servizio prenota i tuoi testi scolastici o scrivendo a privacy@gruppounicomm.it

Per TXT: All’interno del sito di prenotazione online di TXT messo a disposizione di Unicomm

Firma per accettazione dei Contitolari

Unicomm Srl Sig. Mario Cestaro	TXT Spa Sig. Mauro Padovani